4 bước kiểm soát rủi ro trong tổ chức sự kiện

Kiểm tra rủi ro bao gồm:
•    Kiểm tra các địa điểm đề xuất có thể gây nguy hiểm
•    Quan sát các sự kiện tương tự khác để xem người tham gia có phản ứng như thế nào với môi trường sự kiện
•    Rà soát hệ thống quản lý sự kiện, các chính sách, thủ tục và đảm bảo chúng luôn được cập nhật
•    Phỏng vấn nhân sự để kiểm tra xem liệu họ đã được đào tạo phù hợp

1. Kiểm tra các địa điểm
Nói chung, có hai tình huống để xem xét. Tình huống đầu tiên là bạn đã quen thuộc với địa điểm như bạn đã từng sử dụng trước đây. Trong trường hợp này, vẫn cần phải quản lý rủi ro nhưng thời gian kiểm tra địa điểm sẽ tập trung nhiều hơn vào việc đảm bảo địa điểm được chuẩn bị tốt theo kế hoạch quản lý rủi ro mà bạn đã có. Cần phải xác định bất kỳ thay đổi nào trong địa điểm kể từ lần cuối cùng bạn sử dụng nó.
Trong trường hợp thứ hai, bạn không quen với địa điểm này và bạn có thể chưa bao giờ sử dụng nó trước đây. Trong trường hợp này, cần phải tiến hành đi bộ qua địa điểm để xác định các nguy cơ và rủi ro có thể xảy ra. Nó giúp rất nhiều để có một danh sách kiểm tra chuẩn bị. Ví dụ: danh sách kiểm tra của bạn có thể nhắc nhở bạn kiểm tra:
•    Xe cứu thương được chuẩn bị trong trường hợp khẩn cấp
•    Cửa / cổng cần được bảo vệ để tránh mất thiết bị, hạn chế truy cập vào khán giả hoặc ngăn trẻ em ra khỏi địa điểm.
•    Các khu vực cần phải được đóng kín nếu chúng chứa các mối nguy
•    Khu vực / phòng có thể được sử dụng để cấp cứu

Kiểm tra sân khấu, hình ảnh, chỗ ngồi theo đúng quy trình

2. Quan sát các sự kiện tương tự
Có thể lấy ví dụ như các sự kiện thể thao gây bất ngờ, đặc biệt là trong lúc nóng. Không có phương pháp xác định rủi ro, nhưng xem các sự kiện tương tự là rất hữu ích. Cụ thể, quan sát có thể cung cấp kiến thức về hành vi của khán giả và người chơi. Kiểm soát đám đông là một yếu tố thiết yếu trong quản lý sự kiện thể thao. Người xem và người chơi có thể là người không có thái độ và thậm chí bạo lực nhưng các nhân viên sự kiện cần phải có khả năng phản ứng nhanh chóng khi có vấn đề xảy ra.

Kiểm soát khán giả là vô cùng quan trọng

3. Một số quy trình quản lý sự kiện
Các nhà quản lý sự kiện phải đảm bảo rằng thủ tục quản lý sự kiện bao gồm đầy đủ các trường hợp khẩn cấp bao gồm chấn thương hoặc bệnh nặng của người chơi hoặc khán giả, hỏa hoạn, đe doạ bom mìn, rối loạn đám đông và điều kiện khí hậu như sét, mưa xối xả, lũ lụt ...
Quy trình quản lý sự kiện cũng nên hỗ trợ nhân sự để có thể thực hiện công việc của họ hiệu quả. Mặc dù các thủ tục quan trọng nhất sẽ là về an toàn, cần có các thủ tục khác làm giảm rủi ro cho sự sinh lợi của sự kiện và danh tiếng của tổ chức. Công việc này gồm:
•    Quản lý tiền mặt
•    Phục vụ và vệ sinh thực phẩm
•    Thu gom chất thải
•    Sắp xếp của đối thủ
•    Hạn chế truy cập vào một số khu vực nhất định
•    Đến và chào đón các vị quan khách thăm viếng
•    Thông báo bằng loa trong sự kiện
•    Tặng phân phối hoặc tự do ăn uống
•    Tặng thưởng và gây quỹ



4. Phỏng vấn nhân sự

Việc cung cấp đào tạo cho nhân viên sự kiện (và tình nguyện viên) là một yếu tố quan trọng trong quản lý rủi ro. Đó là một tình huống nguy hiểm để giả định rằng thủ tục đã được đọc và mọi người sẽ biết phải làm gì trong trường hợp khẩn cấp. Cuối cùng, các điểm dừng với Quản lý sự kiện và do đó sử dụng hợp lý thời gian của Quản lý sự kiện để có các cuộc họp với nhân viên sự kiện, riêng lẻ hoặc theo nhóm, để xác định kiến thức về công việc của họ.